Документированная информация. ISO 9001 (п. 7.5). Тренинг для студентов и учащихся «Ассистент менеджера СМК (junior)»

4 қараша 2025

1944
0

фото: Pixabay

Документированная информация. ISO 9001 (п. 7.5). Тренинг для студентов и учащихся «Ассистент менеджера СМК (junior)»

Согласно требованиям ISO 9001 "Документированная информация" (п. 7.5), система менеджмента качества организации должна включать:

a) документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;

b) документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.

Примечание. Объем документированной информации системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от:

- размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;

- сложности процессов и их взаимодействия;

- компетентности работников.

При создании и актуализации документированной информации организация должна соответствующим образом обеспечить:

a) идентификацию и описание (например название, дата, автор, ссылочный номер);

b) формат (например, язык, версия программного обеспечения, графические средства) и носитель (например, бумажный или электронный);

c) анализ и одобрение с точки зрения пригодности и адекватности.

Комментарии

Структура документации системы менеджмента качества, построенной по стандарту ИСО 9001:2015, представляет собой иерархическую систему взаимосвязанных документов. Часть этих документов в явном виде оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Поэтому структура системы качества имеет «постоянную» составляющую, определенную стандартом и «переменную» составляющую, зависящую от конкретной организации.

«Постоянная» составляющая структуры документации СМК:

- Политика в области качества;

- Цели в области качества;

«Переменная» составляющая структуры в стандарте поименована в следующем виде – «документированная информация, определенная организацией как необходимая для обеспечения результативности системы менеджмента качества».

Примеры таких документов:

- карты процессов (блок-схемы процессов и/или описания процессов);

- дополнительные (помимо выше перечисленных) процедурные документы;

- рабочие инструкции (устанавливает порядок выполнения работы на конкретном рабочем месте);

- производственная документация (договора, планы, отчетные формы и пр.).

То есть можно считать, что под эту «переменную» составляющую попадает практически вся документация организации.

Оформление процедур системы менеджмента качества

При разработке документированной процедуры следует придерживаться правила, известного, как «5W1H». Согласно данному правилу процедура должна отвечать как минимум на пять вопросов, начинающихся c «W» и на один вопрос, начинающийся c «Н»:

What - Что необходимо сделать.
Who – Кто должен это делать.
When – Когда нужно это делать.
Why – Почему, на каком основании нужно это делать.
Where – Где необходимо это делать.
How – Как, каким образом нужно это делать.

Структура документированной процедуры (рекомендуемая)

Структурный элемент документа	Описание
Титульный лист	Содержит название организации, обозначение и наименование документа, год выпуска, дату утверждения, должность, фамилию, подпись лица, утвердившего документ
Предисловие	Структурный элемент документа является второй страницей документов и содержит информацию: о том, что документ введен впервые или приводится наименование документа, взамен которого данный документ разработан и вводится, дате пересмотра; о должностных лицах - разработчиках, должностных лицах, кем документ проверен и согласован; Ф.И.О и подписи перечисленных должностных лиц; даты подписания документа
Содержание	Приводится перечень всех разделов, подразделов и приложений с указанием номеров страниц
1 Назначение и область применения	Указывается раздел или пункт ISO 9001:2015 или другого документа, на соответствие которому разработан данный документ Уточняется объект документирования, выделенный в наименовании документа, и устанавливаются подразделения (должностные лица), для которых использование данного документа обязательно
2 Нормативные ссылки	Содержит перечень всех документов, на которые в тексте данного документа даны ссылки. При этом указываются обозначение документа и полное наименование
3 Термины и определения	Разъясняется смысл используемых в документе и важных для понимания терминов в целях однозначного их толкования. Вместо самих терминов и их определений допускается делать ссылку на международный стандарт, которому соответствует используемая в документе терминология
4 Обозначения и сокращения	В этот раздел включаются все сокращения, используемые в тексте документа, а также их расшифровка. Данный раздел может входить отдельным пунктом раздела «Общие положения»
5 Ответственность и полномочия	Обобщаются обязанности каждого подразделения или отдельных лиц, принимающих участие в процессе в соответствии с его описанием в разделе «Описание процедуры» Ответственность и полномочия по процедуре в данном разделе могут быть описаны в виде Матрицы ответственности
6 Описание процедуры
6.1 Общие положения	Содержит основные сведения об объекте описания документа СМК, определяется цель регламентированной деятельности
6.2 Наименование	- Требования потребителей, организации, поставщиков к описываемой деятельности и ее результатам - Входные и выходные данные процессов - Описание процессов (что, кто, почему, когда, где, как) - Содержит описание людских, материальных, финансовых и прочих ресурсов, необходимых для выполнения требований документа - Способы управления процессами и деятельностью - Документация, относящаяся к деятельности - Методы измерения - Плановые, учетные и отчетные документы (записи)
7 Пересмотр, внесение изменений, хранение и рассылка	В структурном элементе «8. Пересмотр, внесение изменений, хранение и рассылка» указываются: порядок пересмотра, внесения изменений, обеспечения доступности, хранения, адреса рассылки печатных учтенных копий рассылаемых документов: наименование заинтересованных должностных лиц / структурных подразделений
Приложение	Содержит материал (графический материал, таблицы, схемы, диаграммы и т.п.), дополняющий положения документа
Лист регистрации изменений	Представляется перечень всех предшествующих редакций документа в табличной форме
Лист ознакомления	Перечень пользователей документов с наличием подписей об ознакомлении

Если вас заинтересовала данная информация - приглашаем на тренинг для студентов и слушателей «Ассистент специалиста СМК»!

Занятия для вас будут проводить наши высокопрофессиональные специалисты - руководители семинаров и тренингов, консультанты, эксперты-аудиторы, зарегистрированные в Казахстанской системе технического регулирования, а также в международных организациях AFNOR (Франция), EOQ.

Подробнее по ссылке: https://q-manager.kz

Людмила Циновкина, консультант, руководитель семинаров и тренингов по системам менеджмента ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 Европейского фонда менеджмента качества (EFQM)