Разбираем диаграмму Ганта — инструмент, который должен знать каждый менеджер

Разбираем диаграмму Ганта — инструмент, который должен знать каждый менеджер

Кому и для чего нужны диаграммы Ганта? Что такое критический путь? Как построить график? Вводный гайд по популярному инструменту планирования проектов.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Павел Кухновец

Контент-маркетолог в GanttPRO. Более шести лет опыта в сфере управления проектами и продуктами. Область профессиональных интересов — визуализация управленческих процессов и планирование с помощью диаграммы Ганта.

Фото: личный архив Павла Кухновца

На старте проекта сложно планировать: распределять задачи между сотрудниками и определять, сколько времени займёт каждый этап работ. И если неправильно распределить ресурсы, вы не успеете выполнить задачи вовремя. 39% проектов терпят неудачу из-за некачественного планирования — это подтверждают данные исследований.

Чтобы качественно планировать проекты и чётко следовать графику работ, можно использовать диаграмму Ганта. 

В этом материале разберём:

· что такое диаграмма Ганта и чем она полезна;

· где диаграмму используют чаще всего;

· в чём плюсы и минусы инструмента;

· на что обращать внимание при построении;

· где можно построить диаграмму.

Что такое диаграмма Ганта и как она помогает в планировании

Диаграмма Ганта — это визуальное представление графика работ, построенное согласно плану проекта. На ней отражены задачи и последовательность их выполнения.

График работ состоит из ряда отрезков, размещённых вдоль временной оси. Каждый из них соответствует отдельной задаче или подзадаче. Начало и конец отрезка соответствуют моменту начала и завершения работы по задаче. Длина отрезка — продолжительность работ. На каждый отрезок можно назначить исполнителей задачи

Иллюстрация предоставлена Павлом Кухновцом

Диаграмма Ганта нужна, чтобы наглядно представить все этапы работы. Она показывает:

· задачи, включённые в проект;

· их продолжительность;

· даты начала и окончания проекта;

· время, которое занимает каждая задача;

· исполнителей, работающих над задачами;

· способы объединения задач.

Всё это позволяет оценить все ресурсы и взаимосвязи задач. А значит, запланировать работу так, чтобы не пришлось глобально пересматривать подход, менять команду или инструменты.

С помощью инструмента вы найдёте возможные проблемы и построите график так, чтобы реализовать проект в срок.

Иллюстрация предоставлена Павлом Кухновцом

Диаграмму Ганта используют для планирования как небольших, так и масштабных проектов. Она может разрастись как снежный ком и превратиться в сложную конструкцию. Однако разобраться в ней просто.

По одной из версий, диаграмму изобрёл американский инженер Генри Гант в 1910 году. Сначала её использовали для проектов на судостроительном заводе, позднее стали применять при планировании строительства государственных инженерных сооружений — например, плотины Гувера в 1931 году и системы скоростных автострад в 1956 году. Теперь диаграмму Ганта используют в любой отрасли, где есть проекты.

Для каких отраслей и задач используют инструмент

Диаграмма Ганта чаще встречается в методологиях, которые требуют чёткой фиксации задач и порядка работ. Например, в Waterfall — это каскадная, или водопадная, разработка продуктов. Подробнее о ней можно почитать здесь.

Waterfall подразумевает, что работа начинается только после утверждения детального технического задания. Все этапы идут последовательно и строго разграничены: приступать к следующему нельзя, пока не закончился предыдущий. Диаграмма Ганта отлично справляется там, где есть чёткие дедлайны, ограниченный бюджет и ресурсы. Поэтому её можно назвать основным инструментом управления проектами по Waterfall.

Диаграмму Ганта также используют в гибридной модели разработки. Эта модель предполагает, что проектная команда берёт лучшие практики из водопадного подхода и гибких методологий, известных как Agile. Skillbox Media подробно рассказывает об Agile здесь.

Диаграмма подойдёт всем, кто предпочитает планировать и работать с удобными графиками. Инструмент поможет спланировать запуск интернет-магазина, строительство жилого квартала, организацию конференции. С помощью диаграммы Ганта можно даже составить график важных дел накануне свадьбы.

Приведём примеры отраслей, где используют диаграмму Ганта: разработка ПО, строительство, розничная торговля, маркетинг, event-менеджмент, здравоохранение, телекоммуникации, PR, страхование. График применяют в сельском хозяйстве, архитектуре, образовании, консалтинге и во многих других областях.

Диаграмма включена во многие CRM-системы, например  в «Битрикс24»:

                     Скриншот: «Битрикс24»

Диаграмму Ганта применяют разные специалисты: маркетологи, топ-менеджеры, директора компаний, менеджеры проектов и менеджеры продуктов, бизнес-аналитики, рекрутеры. Также инструмент популярен у фрилансеров, удалённых работников и даже студентов. Последние могут использовать диаграмму и для подготовки к сессии.

Плюсы и минусы диаграммы

Идеальных инструментов нет — у диаграммы Ганта есть свои плюсы и минусы.

Плюсы

• Визуализация хронологии проекта. График показывает порядок работ и сроки их выполнения — это делает последовательность задач более понятной.
• Простая организация сложных задач. Диаграмма служит своеобразным путеводителем и показывает каждый шаг, как на карте. Она позволяет упорядочить задачи — в том числе если нужно привлечь несколько команд.
• Помощь в управлении ресурсами. Менеджеры могут быстро контролировать и распределять время и другие ресурсы, назначая людей на разные задачи.
• Координация работы команды. Сотрудники могут работать над несколькими задачами в рамках проекта. Диаграмма показывает, когда и кому нужно начать работать над задачей. Это упрощает координацию.
• Оценка загрузки сотрудников. Планирование с помощью диаграммы Ганта позволяет заранее определить, сколько времени и сотрудников понадобится на проект. Благодаря этому можно рационально распределить ресурсы так, чтобы специалисты не были перегружены.
• Определение критического пути. Критический путь — поиск задач, без которых выполнение проекта невозможно. Обычно это важнейшие взаимосвязанные этапы: если меняется срок выполнения одного, то меняются сроки всего проекта. Диаграмма Ганта как раз позволяет быстро найти связанные задачи.
• Быстрое обновление. Онлайн-диаграмму легко обновить — добавить новый этап работы или изменить срок задачи, если того требует ситуация.

Диаграмма даст максимальный результат, если вы можете качественно спланировать работы по проекту. У вас должен быть чёткий план, понятная декомпозиция задач, назначенные исполнители, установленные сроки и дедлайны. Однако идеальных проектов очень мало.

Минусы

• Иногда нужно много времени на настройку. Создание диаграммы может оказаться сложным для начинающих менеджеров проектов. Даже готовые шаблоны требуют корректировок и доработок, и понадобится время, чтобы подогнать график под особенности проекта.
• Нужно обновлять данные. Во время реализации проекта возможны правки и изменения. Если что-то меняется, нужно пересматривать и график работ. Но если менеджер всё тщательно проработал на стадии планирования, обновление данных не отнимет много времени.

Проекты редко полностью придерживаются плана. Поэтому обновление — скорее необходимость, а не недостаток.

https://skillbox.ru/media/management/vse_chto_nuzhno_znat_o_kanban/?utm_source=media&utm_medium=link&utm_campaign=all_all_media_links_links_articles_all_all_skillbox

Материал подготовила Людмила Циновкина, специалист по менеджменту