Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Как найти баланс между всеми четырьмя ячейками? Для начала важно научиться правильно распределять задачи внутри них. 

Есть несколько способов использовать матрицу в тайм-менеджменте:

- Идти от запланированного. В «идеальном мире» мы сначала решаем задачи из квадрата B, в оставшееся время делаем задачи из квадрата A. После у нас остаётся время на задачи из квадрата С, а напоследок — заслуженный отдых и приятные задачи из квадрата D.

- Последовательный план. Более жизненный сценарий: сначала выполняем срочные задачи из квадрата A — если их нужно сделать прямо сейчас. После решаем повседневные задачи из квадрата B, ну а напоследок — дела из квадратов С и D.

- Экстренная ситуация. Если на первый план выходят сроки, сначала делаем задачи из квадрата A, после C, а затем B и D. В этой стратегии приоритет — срочность, а следующий за ним — важность.

Важно! Если задачи пересекаются по дедлайнам, их можно делить внутри квадратов. Например, на A1, A2, C1 и C2. Можно менять статус задач и переносить их из одного квадрата в другой. Например, если текущая задача не была выполнена вовремя, её можно перенести в квадрат A. Также стоит уделять внимание отдыху — если вы выгорели и чувствуете, что работать больше не в состоянии, «отдых на три дня» стоит переместить из квадрата D в квадрат A.

Где собрать матрицу Эйзенхауэра

В блокноте или тетради. Самый простой способ построить матрицу Эйзенхауэра — сделать её на бумаге. Можно разлиновать листы самостоятельно или взять специальный ежедневник. Главное, чтобы вам были понятны границы между квадратами.

Вот как может выглядеть матрица Эйзенхауэра на бумаге:

Иллюстрация: Skillbox Media

В офисном редакторе. Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах — в виде таблицы в формате XLS. Вот матрица, оформленная в сервисе «Р7-Офис»:

Скриншот: «Р7-Офис»

Если вы работаете в команде, для постановки задач можно использовать специальные сервисы. Строить матрицу в них не очень удобно, зато можно присваивать задачам статусы и отслеживать ход их выполнения.

Trello. Популярный сервис с виртуальной доской в основе. На доске можно передвигать задачи, если изменился их статус, и ранжировать их по приоритетности. У сервиса есть бесплатная версия — её вполне достаточно для начала работы. В ней можно одновременно вести до 10 досок для различных проектов. Если нужно больше, можно взять платную версию. Её стоимость — от пяти до 17,5 доллара в зависимости от функциональности.

Cerebro. Сервис создан для компаний, которые часто взаимодействуют с визуальными материалами: дизайн-студий, архитектурных бюро, создателей графики и анимации. В Cerebro есть интеграции с графическими и видеоредакторами. Комментарии к задачам можно оставлять не только текстом, но и, например, видео или голосом. Сервис бесплатен, если в команде до пяти пользователей. Если в команде до десяти человек или более, услуги оплачиваются за человека в зависимости от функциональности.

Вот как можно расположить рабочие задачи в сервисе Cerebro:

Скриншот: Cerebro 

Yandex Tracker. Сервис также работает в формате досок. В Yandex Tracker продуманная система аналитики. В разделе «Статистика» можно найти сводную информацию по задачам из каждой очереди. Также есть учёт временных затрат — функцию можно использовать, например, для расчёта почасовой оплаты сотрудников. Сервис бесплатен, если в команде до пяти пользователей. Если их больше, сервис будет оплачиваться в зависимости от их общего числа.

Вот как выглядит работа с задачами в Yandex Tracker:

Скриншот: Yandex Tracker 

YouGile. Работает по методологии Agile. У каждого пользователя есть личная доска для отслеживания задач, с которыми он связан. В сервисе есть внутренний поиск, он позволяет находить задачи по названию и описанию, а также групповые и личные чаты. Можно установить режим «не беспокоить» или, наоборот, подключить опцию переадресации пропущенных сообщений в сервисе на электронную почту. Сервис бесплатен, если в команде до десяти пользователей. Если людей больше, то оплата идет в Облачной версии помесячно за человека, в коробочной версии - за человека при оплате за год.

Матрица Эйзенхауэра: главное

·  Матрица Эйзенхауэра — таблица, которая позволяет группировать задачи, планировать их выполнение и расставлять приоритеты.

· Задачи в матрице делятся на четыре группы — важные и срочные (A), важные, но несрочные (B), срочные, но неважные (C) и несрочные и неважные (D).

· Нарисовать матрицу Эйзенхауэра можно на простом листе бумаги или в любом офисном редакторе. Контролировать выполнение задач удобно в специальных сервисах для их постановки — например, Trello, Cerebro или YouGile.

https://skillbox.ru/media/management/vse_chto_nuzhno_znat_o_kanban/?utm_source=media&utm_medium=link&utm_campaign=all_all_media_links_links_articles_all_all_skillbox

Материал подготовила Людмила Циновкина, специалист по менеджменту